زمان سفارش مواد و حد تجدید سفارش

 نحوه ارسال تقاضای خرید به اداره خرید و تدارکات

انباردار موظف است مقدار موجودی مواد انبار را در حد مناسب مورد نیاز کنترل نماید. میزان و مقدار مناسب موجودی مواد و کالا در انبار به عوامل و فاکتورهای متعددی همچون مصرف روزانه مواد، مدت زمان رسیدن سفارش به انبار، با صرفه ترین مقدار سفارش و هزینه های نگهداری مواد بستگی دارد. اگر در فصل قبل به فرم کارت مواد توجه کرده باشید در آن به مواردی همچون حداقل موجودی، حداکثر موجودی و حد تجدید سفارش اشاره شده بود.

حد تجدید سفارش مواد و کالا یعنی چه

 حد تجدید سفارش در واقع میزان یا مقدار موادی است بین حداقل و حداکثر موجودی که در زمان کاهش میزان موجودی به آن مقدار باید به خرید مواد اقدام نمود تا مطمئن شد قبل از اینکه موجودی مواد به میزان حداقل برسد مواد به انبار خواهد رسید.

حد تجدید سفارش به دو فاکتور زیر بستگی دارد:

الف) حداکثر مصرف روزانه مواد

ب) مدت تحویل مواد سفارش شده

که از فرمول زیر حد تجدید سفارش محاسبه خواهد شد.

حداکثر مصرف روزانه مواد × حداکثر مدت وصول مواد= حد تجدید سفارش

حداقل موجودی مواد یعنی چه

حداقل موجودی مواد مقداری از مواد است که همیشه باید در انبار موجود باشد و یا در واقع مقدار موجودی است که نباید موجودی انبار از آن کمتر شود.

حداقل موجودی مواد به دو عامل بستگی دارد:

الف) مصرف روزانه ( عادی) مواد

ب) زمان لازم دریافت سفارش جدید

–  مصرف روزانه ( عادی) مواد: در واقع مقدار مواد مصرفی روزانه قسمتهای مختلف تولید می باشد بنابراین مصرف روزانه مواد بستگی به میزان تولید دارد هرچه تولید افزایش یابد میزان مصرف روزانه نیز افزایش خواهد یافت.

– زمان لازم دریافت سفارش جدید: می دانید مواد مورد نیاز کارخانه ممکن است از طریق بازار داخل کشور یا خریدهای خارجی تأمین شود که برای تهیه و دریافت سفارش در خریدهای خارجی مراحل و تشریفات گشایش اعتبار، حمل و نقل و سایر موارد مطرح می شود.

در نتیجه اینگونه سفارشات دیرتر به کارخانه خواهند رسید. در نهایت با توجه به اینکه میزان مصرف روزانه و زمان دریافت سفارشات متغیر می باشد از متوسط دو عامل فوق الذکر برای تعیین حداقل موجودی استفاده می شود و در واقع فرمول حداقل موجودی مواد انبار به صورت زیر خواهد بود.

( متوسط مصرف روزانه × متوسط مدت تحویل)- حد تجدید سفارش = حداقل موجودی مواد

باصرفه ترین مقدار سفارش

می دانید بسیاری از هزینه ها به مقدار سفارش بستگی دارند و با افزایش و کاهش مقدار سفارش این هزینه‎ها افزایش و یا کاهش خواهند یافت چرا که اگر خریدهایی به صورت عمده صورت گیرند هزینه‎هایی مانند استعلام بها- حمل و نقل و گشایش اعتبار کاهش خواهند یافت در صورتی که هزینه‎های نگهداری و انبارداری و رکود سرمایه و نقدینگی افزایش می یابند.

و برعکس اگر خرید به صورت جزئی و دفعات مکرر صورت پذیر هزینه های سفارش افزایش می یابد و در مقابل هزینه های نگهداری و انبارداری کاهش پیدا می کند به نمودارهای زیر توجه کنید:

بنابراین باصرفه ترین مقدار سفارش عبارت است از مقدار موادی که به دنبال حداقل رساندن هزینه های سالانه مرتبط با موجودیها سفارش داده می شود.

باصرفه ترین مقدار سفارش از فرمول زیر محاسبه می شود:

در فرمول فوق با مفاهیم جدیدی برمی خورید که در ادامه با آنها بیشتر آشنا خواهید شد.

– تعداد واحدهای مورد نیاز سالانه: عبارت است از مقدار موادی که با در نظر گرفتن برنامه تولید سالانه برای هر دوره مالی برآورده می شود.

– هزینه هر بار سفارش : این هزینه ها در واقع متشکل از هزینه های تهیه برگهای درخواست، سفارش خرید، یا هزینه های ثبت سفارش، هزینه های ثابت گشایش اعتبار و هزینه های تخلیه مواد وارده به انبار، هزینه های گزارش دریافت مواد، هزینه های رفع مغایرت و اشتباه در مقدار و کیفیت مواد وارده به انبار، هزینه های تأخیر در تحویل و هزینه های حسابداری عملیات خرید و پرداخت وجه به فروشندگان.

– هزینه های نگهداری: در واقع مجموع هزینه های انبارداری، حمل و نقل داخل انبار، افت وزن، تبخیر و نشتی، نابابی موجودیها می باشد.

تعیین هزینه نگهداری مواد

الف) هزینه نگهداری هر واحد کالا یا مواد در انبار

ب) هزینه نگهداری براساس درصدی از ارزش متوسط موجودی در انبار

– بهای خرید هر واحد : بهای خرید هر واحد عبارت است از مجموع هزینه های مرتبط با خرید و تدارک و تهیه یک واحد اشاره شد با استفاده از مفاهیم فوق الذکر باصرفه ترین مقدار سفارش تعیین می شود.

حال اگر بخواهیم تعداد دفعات سفارش مقرون به صرفه را تعیین کنیم از فرمول زیر استفاده می شود.

گاهی برای کنترل و برنامه ریزی مدیریتی نیاز به اطلاعات بیشتری می باشد و لازم است اطلاعات به شکلهای دیگری طبقه بندی شوند بنابراین فرمولها و روابط دیگری می توانند در ارتباط با موجودی مواد در انبارها مورد استفاده قرار گیرند. نمونه بارز این فرمولها دفعات گردش موجودی مواد و دوره گردش موجودی می باشد. البته اگر دقت داشته باشید می دانید که این فرمولها در مبحث نسبتهای مالی در حسابداری تکمیلی نیز مطرح شده اند.

– دفعات گردش موجودی مواد: دفعات گردش موجودی مواد در واقع بیان کننده تعداد دفعات جایگزین شدن هر ماده اولیه در طول یک دوره است و حاصل تقسیم مقدار کل مواد مصرف شده در طی یک دوره بر متوسط موجودی مواد می باشد.

– دوره گردش موجودی مواد: دوره گردش موجودی مواد عبارت است از مدت زمانی که یک ماده در انبار می ماند یعنی در واقع فاصله زمانی بین تاریخ ورود مواد تا خارج شدن آن ماده به جهت تولید دوره گردش موجودی مواد می باشد.

برای محاسبه دوره گردش موجودی مواد از فرمول زیر استفاده می شود.

باید توجه داشته باشید هرچه زمان گردش موجودی طولانی باشد یعنی حاصل تقسیم ۳۶۰/ دفعات گردش موجودی عدد بزرگتری شود در واقع موجودی مواد مدت بیشتری در انبار باقی می ماند و می دانید هرچه مواد و کالا در انبار بیشتر باقی بماند هزینه های انبارداری و نگهداری افزایش خواهند یافت در ضمن ضایعات و افت غیرممکن است افزایش یافته بنابراین قیمت تمام شده مواد مصرفی افزایش پیدا خواهد کرد.

– حداکثر موجودی مواد یعنی چه : حداکثر موجودی مواد مقداری از مواد است که اگر بیشتر از آن مواد در انبار موجود باشد زیان ناباب شدن مواد و راکد بودن سرمایه توسط مؤسسه تحمل خواهد شد.

تعیین حداکثر موجودی مواد به عوامل زیر بستگی دارد:

الف) سرعت مصرف مواد

ب) مدت وصول سفارش جدید

ج) گنجایش انبار

د) هزینه های نگهداری مواد

ه ) باصرفه ترین مقدار سفارش

حداکثر موجودی مواد از فرمول زیر تعیین خواهد شد:

به مثال های زیر توجه کنید:

مثال ۱- مشخصات یک قلم از مواد انبار شرکت تولیدی آسمان به شرح زیر می باشد:

مصرف عادی (متوسط)                   روزانه ۱۵۰ عدد

حداکثر مصرف                             روزانه ۱۸۰ عدد

حداقل مصرف                     روزانه ۱۱۰ عدد

باصرفه ترین مقدار سفارش     5500 عدد

مدت تحویل سفارش              25 تا ۳۰ روز

نیاز سالانه ۳۸۵۰۰ عدد

مطلوب است : الف) حد تجدید سفارش

                   ب) حداقل موجودی  

                   ج) حداکثر موجودی

                   د) تعداد دفعات سفارش مقرون به صرفه

مثال ۲: اطلاعات زیر از دفاتر شرکت تولیدی امیر در دسترس می باشد:

مواد مصرف شده طی دوره               15600000ریال

موجودی اول دوره                          2400000ریال

موجودی مواد پایان دوره                            1600000ریال

مطلوب است :     الف) دفعات گردش موجودی مواد

                   ب) دوره گردش موجودی