سیستم تهیه مواد اولیه در مؤسسات تولیدی و حسابداری صنعتی


 

مواد اولیه

در مؤسسات تولیدی و صنعتی موجودی مواد بخش اعظمی از دارائیها و در واقع دارائیهای جاری را به خود اختصاص می دهد. در ترازنامه این مؤسسات یکی از اقلام عمده، موجودی مواد بوده در ضمن مواد مصرفی شده نیز سهم اساسی از بهای تمام شده محصولات را تشکیل خواهد داد.

بنابراین همواره در ارتباط با کنترل مواد اولیه مؤسسات تولیدی موارد زیر مطرح بوده است:

  1. مدیریت تهیه و کنترل مواد
  2. تهیه و خرید مواد اولیه
  3. نگهداری و انبارداری مواد
  4. حسابداری مواد

۱- مدیریت تهیه و کنترل مواد

در مؤسسات تولیدی کوچک به طور کلی صاحب مؤسسه خود وظیفه کنترل و خرید مواد را بر عهده دارد ولیکن در مؤسسات تولیدی بزرگ نیاز به یک سیستم منظم تهیه و خرید مواد ضروری می نماید و لازم است خریدار مواد اولیه تحت نظر یک مدیریت مناسب
و با تشکیلات منظم، دقیق و با سرعت عمل و قدرت هماهنگی با قسمتهای مختلف تولیدی دیگر صورت پذیرد تا از ضایع شدن سرمایه جلوگیری شود.

مدیریت تهیه مواد در مؤسسات بزرگ باید دارای خصوصیات زیر باشد:

۱- دارای اطلاعات کافی از مراحل فنی تولید باشد.

۲- با تجربه باشد و دارای قدرت مدیریت جهت کنترل مجموعه باشد.

۳- با بازارهای داخلی و خارجی و نحوه تهیه مواد آشنا بوده و آگاه به شرایط اقتصادی باشد.

۴- با قوانین تجاری، اقتصادی، حقوقی و اصول معاملات آشنا باشد.

۲- تهیه و خرید مواد اولیه

در مؤسسات بزرگ به طور معمول واحدهای زیر در ارتباط با تهیهمواد درگیر می باشند:

۱- دایره خرید ( تدارکات)

۲- دایره کنترل کیفیت و بازرسی

۳- دایره انبار

۴- دایره حسابداری مواد

دایره تدارکات : همچنانکه از نامش پیداست وظیفه این واحد تهیه و تدارک مواد و ابزار آلات و ملزومات مورد نیاز واحدها و دوایر می باشد.

دایره کنترل کیفیت و بازرسی : در این قسمت مواد خریداری شدهبازرسی می شوند تا قبل از اینکه وارد انبار گردند اطمینان حاصل شود این مواد کیفیت مورد نظر را دارا می باشند و از لحاظ مقدار نیز معادل مورد نیاز و درخواست می باشد.

واحد انبار: وظیفه این واحد نگهداری و حفاظت موجودیهای مواد از حیف و میل، فاسد وضایع شدن می باشد. در ضمن این واحد وظیفه دارد جابجایی، نقل و انتقال موجودی مواد را به شکلی مناسب و صحیح انجام دهد.

دایره حسابداری مواد: این دایره وظیفه ثبت و نگهداری اطلاعات مواد وارده و صادره، از انبار را به عهده دارد.

دایره خرید ( تدارکات)

اشاره شد دایره خرید ( تدارکات) وظیفه تهیه و تدارک مواد اولیه، ابزار آلات و تجهیزات مورد نیاز مؤسسات تولیدی را بر عهده دارد.

در این واحد مشخصات و فهرست مواد اولیه مورد نیاز تهیه و در اختیار مأموران خرید قرار داده می شود تا با توجه به درخواستهای خرید و انجام سفارشات نظارت و دقت کافی به عمل آید.

به طور معمول در این واحد پرونده ها و اسامی و آدرس فروشندگان مواد مورد نیاز و لیست قیمتها و تغییرات آن تهیه و نگهداری می شود تا در صورت لزوم در دسترس باشند.

باید توجه داشت برای آنکه دایره خرید اقدام به خرید نماید حتماً برگ درخواست سفارش مواد که به امضاء مسئولین مجاز رسیده تهیه گردد که این خود نیز نیاز به اقدامات اولیه دارد به نمودار زیر توجه کنید.

بنابراین همچنانکه در شکل ملاحظه می نمایید برای انجام عمل خرید توسط دایره خرید نیاز به طی مراحل مقدماتی زیر می باشد.

اول: وصول برگ درخواست خرید که مهمترین عامل خرید می باشد و همچنانکه عنوان شد باید به امضاء مسئولین مجاز رسیده باشد.

دوم: استعلام بهاء از فروشندگان و صدور برگ سفارش موقت خرید. در واقع این مرحله واحد خرید ازیک یا چند فروشنده استعلام بهاء می نماید و علاوه بر قیمت کالا و مواد شرایط دیگری همچون مشخصات فنی، شرایط تحویل، تاریخ تحویل و شرایط پرداخت را در مورد فروشندگان مختلف مشخص می نماید.

سوم: پس از بررسی و مقایسه پیشنهادهای رسیده فروشندگان و استعلام بهاء ها مناسب ترین آنها را انتخاب و برگ سفارش خریدار را برای فروشندگان ارسال نموده که خود بعنوان یک قرارداد اولیه خرید منظور می شود.

دایره کنترل کیفیت و بازرسی چگونه عمل می کند

همچنانکه قبلاً نیز اشاره شد وظیفه این دایره کنترل و بررسیمواد خریداری شده می باشد. به این جهت که قبل از آنکه مواد اولیه تهیه شده وارد انبار شود اطمینان حاصل شود که مواد رسیده با مواد درخواست شده اختلافی نداشته باشد و مواد رسیده دارای عیب و نقص نباشد در صورتی که مواد و کالای خریداری شده مغایر با درخواست خرید باشد به وسیله دایره خرید به فروشنده اعلام خواهد شد.

وظیفه انبار

اشاره شد در مؤسسات تولیدی و بازرگانی بخش عمده ای از دارائیها یک مؤسسه را موجودی مواد اولیه و کالا تشکیل می دهد و گفته شد مقدار زیادی از نقدینگی و وجوه نقد این مؤسسات به جهت سرمایه گذاری در موجودی مواد و کالا مصرف می شود. بنابراین
واضح و مشخص است که اگر این موجودیها به شکل مناسب و صحیح انبار نشوند و در ارتباط با نگهداری آنها روشهای انبارداری مناسبی به کار گرفته نشود ضرر و زیانهای غیرقابل جبرانی را مؤسسات متحمل خواهند شد در ارتباط با انبارداری تنها بحث حفاظت فیزیکی کالا و مواد مطرح نمی باشد چرا که اگر روش انبارداری نیز صحیح و منظم اعمال نگردد ممکن است منجر به کمبود مواد در انبار شود و در نهایت به توقف تولید ختم گردد و ایست تولید باعث زیان گردد و برای آنکه توقف تولید صورت نگیرد خریدهای فوری و عجولانه نیز می تواند منجر به افزایش هزینه های جانبی تولید شود.

خریدهای بیش از حد و مناسب مواد نیز باعث انباشته شدن و رکود سرمایه می گردد و همچنین هزینه‎های انبارداری و ضایعات را افزایش می دهد.

بحث انبار و انبارداری امروزه بسیار گسترده و بااهمیت می باشد ولی آنچه مسلم است روشهای انبارداری و انبارها باید به شکلی طراحی و برنامه ریزی شوند که از حیف و میل و ضایع شدن مواد جلوگیری کنند و نقل و انتقال و جابجایی مواد و کالا را به شکل مناسب ایجاد نمایند در ضمن حراست و حفاظت فیزیکی مواد و کالا را از عواملی چون آتش سوزی، سرقت و … تضمین نمایند.

سازمان و محل انبار: انبارها در مؤسسات و شرکتهای تولیدی با توجه به نوع فعالیت صنعت تقسیم بندی می شوند ولیکن به طور کلی انبارها به ۲ دسته زیر تقسیم خواهند شد.

الف) انبارهای مرکزی

ب) انبارهای فرعی

محل انبارها : انبارها در مؤسسات باید درجایی قرار گیرند که سرعت عمل و کارایی آنها بالا باشد و حدالامکان نزدیک به محل رسید کالا و مواد و محل تولید باشند تا هزینه های نقل و انتقالات کاهش یافته و در ضمن مواد و کالاهای پرحجم و سنگین به راحتی در دسترس و در اختیار واحدها و قسمتهای مختلف تولید قرار گیرند البته به جهت تعیین محل انبار عوامل و فاکتورهای دیگری چون ایمنی را نباید فراموش کرد و باید توجه داشته باشید امروزه مکان یابی در تولید یکی از مباحث گسترده مدیریت تولید می باشد.
در کارخانجات تولیدی بزرگ با توجه به حجم زیاد تولید و تعداد دوایر تولیدی انبارها را نمی توان در جایی مستقر کرد که هم نزدیک رسید کالا و هم نزدیک به دوایر تولیدی باشد بنابراین انبارهای فرعی ایجاد می گردند که برای تحویل مواد به قسمتها و دوایر مختلف
کارخانه مناسب باشد و هرچند وقت یکبار انجام مرکزی، مواد مورد نیاز واحدهای مختلف تولیدی را برای انبار فرعی ارسال می نماید.

به شکل زیر که محل استقرار انبار مرکزی و فرعی را در یک کارخانه تولیدی بزرگ نشان می دهد توجه کنید.

برای ایجاد و استفاده از انبارهای مرکزی و فرعی باید مزایا و معایب زیر را شناخت.

باید توجه داشته باشید مسئولیت امور انبار و نگهداری مواد و کالا به عهده انبار دار و کنترل اداره انبارهای فرعی به عهده کمک انبارداری می باشد.

انباردار باید فردی بادانش و باتجربه و امین و امانت دار باشد و فردی با درایت باشد تا از عهده مسئولیت خود به خوبی برآید و افراد تحت سرپرستی خود را به خوبی تحت کنترل داشته باشد به طور کلی برای انباردار وظایف و مسئولیتهای را معین و مشخص کرده اند که در ادامه در مورد آنها بحث خواهیم کرد.

وظایف انبار دار

  • مرتب و تمیز نگهداشتن انبار
  • تحویل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات برگ سفارش
  • قرار دادن مواد و کالا در جای مناسب
  • مقابله مانده کارتهای انبار با موجودیهای واقعی انبار
  • ارسال تقاضای خرید کالا به اداره خرید و تدارکات
  • جلوگیری از ورود افراد غیرمجاز به انبار
  • صدور مواد در مقابل حواله های انبار که به امضاء و تأیید مسئولین مجاز رسیده باشد.
  • تهیه گزارش مواد ناباب و کم مصرف جهت اطلاع مدیران

مرتب  و تمیز نگه داشتن انبار: می دانید که اساس هرکاری نظم و ترتیب در انجام آن می باشد، بنابراین با توجه به اهمیت در انبارداری نقش نظم و ترتیب در آن پرواضح می باشد.

تحویل گرفتن مواد وارده به انبار: انباردار پس از اطمینان از مطابقت کالا و مواد رسیده به انبار با برگ سفارش کالا و مواد، مواد را تحویل گرفته و برگ رسید مواد ( قبض انبار) صادر مینماید و مقدار آنرا در کارت مواد یا موجودی ثبت می نماید.

به یک نمونه فرم رسید مواد و کارت موجودی در زیر توجه کنید.

– قرار دادن مواد در جای مناسب انبار: چیدن و قراردادن مواد و کالا در انبار اهمیت ویژه ای دارد چرا که نحوه دسترسی به کالای سنگین و کالاهای سبک و سرعت عمل در جابجایی و ایمنی انبار به نحوه قراردادن مواد کالا در انبار بستگی دارد

– مقابله مانده کارتهای انبار با موجودیهای واقعی انبار: با شکل و فرم کارت مواد آشنا شدید متوجه شدید که میزان مواد وارده و صادره در کارتهای انبار ثبت می گردد. از طرفی می دانید به دلایلی چون ضایع شدن، تبخیر و شکسته شدن و سایر موارد ممکن است مغایرتهایی بین میزان واقعی موجودیها و مقدار ثبت شده در کارتهایموجودیها وجود داشته باشد که یکی از وظایف انباردارها پیگیری این موارد و در واقع کنترل میزان واقعی موجودی مواد و کالا می باشد.

– ارسال تقاضای خرید به اداره خرید ( تدارکات) در زمان حد تجدید سفارش: زمانی که مقدار موجودی مواد و کالا به میزان حد تجدید سفارش رسید انباردار باید به تکمیل و ارسال برگ درخواست خرید اقدام نماید به یک نمونه فرم درخواست خرید در زیر
توجه کنید.

– جلوگیری از ورود افراد متفرقه و غیرمجاز به انبار: همچنانکه اشاره شد با توجه به اهمیت ایمنی انبار یکی از وظایف مهم انباردار کنترل تردد افراد به محوطه انبار می باشد.

– صدور مواد از انبار در مقابل حواله انبار که به امضا و تأیید مسئولین مجاز رسیده باشد: انباردار با توجه به حواله انبار که در واقع مجوز انباردار برای صدور مواد یا کالا می باشد اقدام به صدور مواد به واحد و قسمت مورد نظر می نماید

باید توجه داشت حواله انبار حتماً باید به امضاء مسئول مجاز یا سرپرست دایره تقاضا کننده رسیده باشد.

– تهیه گزارش مواد ناباب و کم مصرف جهت اطلاع مدیران : انباردار موظف است هرچند وقت یکبار جهت اطلاع مدیران گزارشی که حاوی میزان مواد ناباب و غیرقابل مصرف و یا کم مصرف می باشد و علل ناباب شدن را تهیه و در اختیار مدیران قراردهد تا مدیران با توجه به گزارش مربوطه جهت رفع مشکل تصمیمات لازم را اتخاذ نمایند.